無紙化會議系統是使用基于移動互聯網的無紙化會議交互系統、現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。 其特征是:文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。核心功能主要是實現會議簽到、文件分發、文件上傳、文件同步演示、投票表決等功能。比較流行使用安卓系統平臺運行的無紙化會議交互系統。平板電腦的無紙化會議系統使用應用場景比較廣闊。場景應用主要是高端、有投資能力的企事業單位，主要使用移動終端在局域網內建立的會議交互場景應用，實現文件分發、會議簽到、投票表決、呼叫服務功能。技術性主要利用會議傳輸要求的保密性，文件需要加密，轉換成為自定義的格式瀏覽，防止文件泄露。文件同步技術主要依靠觸屏軌跡跟蹤技術和觸屏軌跡仿真模擬技術實現，達到流量控制的目的。

　　無紙化會議概念及傳統模式面臨問題

　　辦會效率低：為舉辦一次會議，會務人員不得不進行大量前期準備和協調工作。如：協調會議室使用、制作參會人員桌牌、收集和準備會議資料、印刷會議資料、制作選票、統計選票、統計到會情況、收集過程文檔、防止敏感會議資料丟失等。上述工作一個人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會議的組織不圓滿。

　　參會人員累：由于采用紙質的會議資料，參會人員需要大量的精力才能定位到自己關心的章節或內容，有時還可能出現遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現形式，會議過程枯燥，尤其對于較復雜的議題參會人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報時，為了使用投影儀，頻繁換座位，導致會場局面混亂。

　　應變能力差：會議時參會人員發生變化，將無法提供相應的紙質桌牌；如果會議資料在會前幾分鐘或會議中才收集準備完畢，將不可能進行大量印刷，影響會議質量；

　　表現形式單一：會議內容以紙質資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現形式，使得會議過程枯燥，影響會議的預期目標。宣傳、教育或學習類型的會議，如能配合一定的紀錄片、原理演示動畫等，將起到事半功倍的效果。

　　設備操作復雜：某些會議室引入了一些硬件設備，以提升會議品質，如：投影儀、音響系統、影碟機。但由于各設備的接口和連線復雜，辦會人員難以完全掌握，或者出現問題后難以解決。

　　資源浪費嚴重：傳統會議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質會議資料，會后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費。目前，我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節約資源、保護環境，已經成為當前的迫切任務。

　　安全保密隱患：會議內容涉及到國家秘密或商業秘密時，對會議資料的控制非常重要。傳統會議采用紙質會議資料，很容易發生丟失現象，難以保證會議資料的安全。

　　傳統意義上的智能會議室，包括投影機、視頻/電話會議終端、電子白板等眾多設備，通過中控系統將各個相互獨立的系統連接起來，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統會議室里，人們群體溝通的需求沒有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進程的加劇，人們對于在會議室里的溝通、協作以及提升效率的要求變得非常迫切。國家政策大力推進無紙化會議進程，聯合國實現無紙化會議，國家兩會大力報道無紙化會議的實用性，高效、節能、環保的總體大環境要求，無紙化會議系統勢在必行。

　　亞訊威視無紙化會議解決方案特色

　　1、支持常用操作系統安裝，一鍵完成各個功能模塊安裝；

　　2、支持多會議預置功能；一次可以設置多場會議，包括參會人員、會議信息、會議文件等。一鍵切換下場會議，瞬間更新；

　　3、支持圖像界面修正參會人員與參會單位，支持批量導入與會議人員，支持界面操作，支持智能排位功能，包括：人們、背景、LOGO、字體、顏色等；

　　4、支持遠程訪問控制會議流程（提供用戶名與密碼），可以實現無人值守；

　　5、支持會中集控功能；隨意切換音視頻源與終端信號并實時顯示到會議終端或到大屏幕，可以統一控制信號的交互，如1號終端畫面到其他顯示終端，或到大屏幕、支持外部信號如筆記本電腦，臺式電腦信號到全部會議終端或到大屏幕；

　　6、支持集中簽到，并且畫面到大屏幕顯示簽到實時情況與數據，支持集中表決，表決結果畫面實時投影到大屏幕；

　　7、支持對終端的集中開關機控制，并檢查連接狀態等檢測.；

　　8、支持會議交流功能；支持系統通知群發，支持對單個或多個終端進行單獨通知；

　　無紙化會議能帶來哪些好處？

　　每開一次會，收一堆材料，看一遍就擱下……這是不少人的開會經歷，現在這種情況正隨著無紙化會議系統的推廣應用而逐漸消失。

　　據悉，2012年度南京市政協主席會、常委會印刷費用約為7萬元，十三屆一次全體會議印刷費用約為36萬元，錄制會議參考材料光盤等約為10萬元，全年會務印刷總費用約為53萬元。開發建設電子會務系統全套硬件價格為50萬元。如使用4年，可節約印刷費用約150萬元。“通過智能觸控終端閱讀資料、查閱文件更方便，開會節奏也快了。”據了解，自從采用無紙化會議系統后，會議準備時間大大縮短，同時也使議程更流暢緊湊，會議效率提高。

　　“無紙化會議系統是預先將會議資料上傳到服務器，其他終端設備可通過網絡與服務器相連，會議開始后，服務器文件根據參會者權限自動分發。”該系統支持智能人名顯示、按參會人員進行智能排位，文件分類查看、章節定位、批注涂鴉、會議簽到、會議投票、會議服務、會議交流、交互式電子白板等。

　　開會時，每個參會成員面前會有一臺可觸控智能會議一體終端，以往的紙質材料難覓蹤影。參會者要查看相關資料，只需進入系統，輕點相關圖標就可查閱批注，并可以把本畫面一鍵觸控廣播到其他會議終端一起討論，同時支持其他會議終端退出同屏后，觀看其他會議文件，通過觸控按鍵從新回到廣播同屏界面，方便快捷。支持移動U盤與其他視頻文件VCR等一鍵同屏到其他會議終端或大屏幕，完成會議系統的智能操作，互聯互通！

紙材料的印制、分發消耗了籌備人員的大量精力，還造成森林資源的浪費，環境的破壞，不符合當今環保低碳的潮流，更容易泄密。以往開完會，材料用完就扔了，如今在電子文件上做完筆記后可以轉存到電腦里，以備用時隨時調取。

亞迅威視正將這種集聚智能化的解決方案，廣泛應用于國內各個政府機構，政府機關、企事業單位及黨建信息化建設整體解決方案專家。