傳統會議形式越來越不能滿足當代會議需求，會議人數眾多，會議資料復雜、會議決策低效等問題成為傳統會議的通病。如果說從前無紙化會議的新鮮事物，只能被不會使用的人當擺設的話，那現在的無紙化會議系統已經是會議“萬金油”了。

無紙化會議室是近年來開始流行于行業中的一種全新的會議模式。有很多比較優秀的無紙化會議系統公司，他是將多種智能化通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術融入會議的會前會中會后各個環節，通過文件的電子交換實現會為用戶提供極為便捷高效的會議平臺，同時也帶來全新的會議體驗。無紙化會議系統遠遠不止是實現會議無紙化這么簡單，它還要滿足傳統意義上多功能會議室的各種信號自由交互、互聯互通的功能。

一、無紙化會議系統優勢：

傳統會議的種種短板，讓會議工作者和參與者頭疼。

1、會議準備費時費力且不環保。每次會議的紙張等造成大量的資源浪費，環境污染。

2、靈活性差，臨時會議或緊急會u議時，或是出現人員變動時，往往準備不足，手忙腳亂，甚至手寫名牌等時有發生。

3、會議各種展示工具繁瑣麻煩，筆記本、投影儀、白板、紙、筆、激光筆…… 每次開會都要大件小件、長線短線的整理半天。

? 4、會議保密性差，傳統會議保密資料打印后難以及時銷毀，會議保密性也難以保障。

無紙化會議系統可設置保密會議模式，保密會議中的資料不可拷貝，與會人員人員指紋簽到確保會議保密性。

5、傳統會議資料共享效果差，即傳統會議室的投影儀、筆記本等已經無法滿足形式日漸多樣的會議資料，且資料的共享性差，無法保證與會人員準確接受信息。

現代無紙化會議配合可控制麥稈、大屏、終端機多媒體屏幕等多種媒體，通過后臺服務器及矩陣可使會議資料及時快速的共享到每一位參會人員，與會者也可自行調取資料瀏覽。

?6、會議決策低效，開會總在討論討論討論……卻總是難以得出結論，表決時舉手、數數、記錄，匿名投票時甚至還要數紙條，這些都不是一場嚴肅的會議該有的。

無紙化智能會議投票功能可提前設定好投票選項，也可臨時增加投票，可匿名可記名，決策效率高，還可現場分析票型。

?二、無紙化智能會議升降屏一體機

會議是團體溝通、決策最有效的方式之一，當現代會議被限制住手腳，我們需要從本源出發，用科技完善會議，用創新讓會議功能拓展升華。

三、無紙化會議概念：

無紙化會議系統是無紙化會議交互系統中的一部分，其使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是：文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是：會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智能終端，此時，該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

無紙化會議系統涵蓋的設備包括音響系統、視頻系統、云朵會議系統、無紙化會議交互軟件、提供會議服務和會議輔助工具的軟件系統以及每個席位的屏幕升降或翻轉系統、用于公共顯示的投影系統或拼接屏，此外網絡交換機、中控系統、影碟機、視頻矩陣也是會議室中經常需要配置的設備。

四、如何實現和構建無紙化會議系統

如何實現和構建無紙化會議系統，各類系統集成商、軟件開發公司已經做了很多嘗試。無紙化會議系統，首先應該是一套智能會議系統。這里的智能不僅僅是對會議室所用設備實現智能管控，也不僅僅是對會議流程提供智能工具和服務，更重要的是要能夠實現會議過程、使用方式、甚至是資料檢索、會議決策的智能化。同時會議系統必須適應、兼容信息技術發展的日新月異、軟件產品的應接不暇，以及由于互聯網、云計算、大數據的出現，使后臺數據、信息資源爆炸性的增長而提出的智能決策。

以液晶觸摸顯示終端（液晶觸摸顯示屏、會議平板等）為中心，整合高清視頻及統一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能會議室中控、音視頻采集和擴聲系統等，形成一個“以人為本”的智能化會議體驗。其最大程度地在智能顯示終端上集成會議多功能（視頻簽到、呼叫服務、投標表決、短信收發、文檔異步查看、會議資料同步顯示及手寫批注、視頻點播或直播、上網瀏覽，會議發言等）并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機交互界面（支持電容屏多點雙指縮放、劃屏翻頁閱讀批注、發送及保存等操作），同時還實現了手機、平板電腦、筆記本電腦等移動終端與智能顯示終端的協同工作、智能共享和交互控制。

五、無紙化會議特色：

1、超薄弧形雙面液晶屏設計，外殼厚度僅8mm，整體屏體尺寸：寬度390mm*高度240mm

2、內側液晶屏為電容屏多點觸摸式，查看及操作簡單、便捷，系統可支持無線鍵盤鼠標或手寫板

3、顯示界面專業時尚的UI設計，最大程度地簡化用戶操作步驟，增強用戶會議新體驗

4、全面支持會議表決投票、多媒體播放、Office文稿、上網、短消息通知等多項常用會議功能

5、集成同步文稿演示、電子白板、手寫批注、主持功能、中控功能、共享到投影儀等高級無紙化會議功能

6、支持后臺配置共享文檔、共享視頻供終端查閱、播放

7、文稿演示過程中，可以將演示過程同步到各終端屏幕，也可共享到投影儀或電視機等設備上

8、各終端可以選擇同步觀看文稿演示，也可以退出同步演示進行自由異步查看文稿

9、支持與會者間短消息互發，后臺廣播消息實時推送

10、視頻點播支持多種音視頻格式，允許在移動存儲設備以及服務器端之間實現切換

11、千兆骨干網可滿足多點流媒體并發需求，全面支持全高清1080p流媒體視頻播放

12、支持會議內容存檔，可設置會后清空或者留存檔案

13、支持后臺集控，統一強制切換簽到、呼叫、投票、視頻、文稿界面及人名顯示等功能

14、支持系統實現遠程控制，遠程診斷，自動更新和升級

15、該系統覆蓋會前、會中、會后全部流程，提供高品質會議服務，助力實現會議無紙化

16、支持中控實現遠程控制液晶升降，支持手動控制前后仰角調節，最大角度為30度，具有電源保護功能。

六、無紙化會議功能

（一）、會前準備（會議管理者登陸后臺管理界面后進行，需用戶名和密碼）

1、會議概況編輯及設置會議基本信息

2、設置會議主題、主持人、會議秘書、會議服務、會議時間、會議地點。

3、設置會議權限、會議室布局圖等

4、與會者編輯 編輯參會人員列表（用于顯示于雙面屏）

5、添加、修改、刪除與會人員

6、支持導入導出與會人員

7、設置每位與會人員的操作權限（簽到、投票、發言、主持、中控權限）

8、編輯參會人員單位、職稱、座位號信息

9、文件分發 上傳會議文件

10、編輯文件分類（上傳PDFPPTWord文檔）

11、編輯會議文件列表（對應每種會議文件格式的列表）

12、設置每一個文件對每一位與會的

13、會議設置 設置及管理會議投票

14、編輯會議投票標題、選項、說明、類型

15、設置每個投票的權限

16、控制投票的起訖時間

17、支持投票信息的導入和導出

18、首頁設置 設置開機歡迎界面

19、自定義背景圖片

20、設置會議主題、座位、姓名、職務等信息的顯示方式（字型字號字的顏色及布局）

21、保存設置后實時生效

22、人名屏設置編輯外側屏的顯示內容（只適用于雙面屏產品）

23、設置顯示內容（會議名稱或單位、人名、職稱、職務）的字型字號字的顏色

24、設置顯示內容的整體布局

25、設置背景圖片

26、視頻管理 配置視頻直播、點播

27、上傳視頻文件

28、配置流媒體源

（二）、會中功能

1、會議簽到 參會人員簽到（后臺可設置免簽到）。

2、一鍵觸摸 快速簽到，后臺自動記錄簽到狀態。

3、簽到后，參會者可以觀看基本會議概況內容

4、簽到狀態統計結果可直接導出為excel文件。

5、參會人員 顯示參會人員的基本信息

6、以排位圖的形式顯示與會者人員的座次

7、以列表的形式顯示與會者人員的坐席號、姓名、單位、職位、簽到時間

8、支持與會者列表信息的導入導出（Excel格式）

9、會議文件顯示并打開管理員分發的會議文件

10、支持文件分類(wordExcelPPTPDF 等)

11、支持權限控制

12、支持各種辦公文件格式

13、同步現場支持打開文檔并同步共享演示文檔

14、支持打開并查看文檔

15、支持在線修改文檔

16、支持批注文檔并保存

17、支持共享演示文檔到其他終端

18、支持共享演示文檔到投影儀

19、會議記錄 會議過程隨手筆記

20、支持格式化編輯（Word格式）

21、支持導出到U盤

22、支持上傳到服務器

23、支持手寫、無線鍵盤、手寫板書寫多種形式

24、電子白板可在模擬白板上進行手寫演示，使會議變得形象生動

25、支持鉛筆、直線、矩形、圓形、橢圓形、文本、圖片等工具

26、支持更換畫筆粗細、畫筆顏色、文字字號等

27、支持多人同時共享在同一白板上書畫

28、所以圖像都保存為矢量圖，所有比劃步驟都支持單步撤銷

29、支持白板存檔、載入，支持將白板內容同步到投影儀

30、交流提示支持與會者之間實時交流

31、支持單選、多選收件人

32、支持發送、接收信息的實時顯示

33、支持消息回復、公告發布

34、支持所有信息的記錄存檔

35、 網頁瀏覽瀏覽以太網

36、支持輸入HTTP地址瀏覽網頁

37、支持登陸辦公系統

38、支持登陸郵箱

39、個人資料可以導入本地私有文件

40、U盤等移動設備導入到本地終端

41、不共享、安全性好

42、會后自動刪除

43、會議投票 提供會議現場的投票表決功能

44、支持投票列表、投票說明描述

45、投票形式支持自定義（多選一，多選多）。

46、支持多種投票模式（記名/匿名/棄權）。

47、投票結果自動統計、圖形化顯示。

48、支持投票權限控制、投票結果查看權限控制

49、視頻服務播放視頻文件、直播源

50、支持播放服務器上的視頻文件

51、支持播放流媒體視頻源（例如：本地攝像頭視頻、遠程視頻、DVD等）

52、PC模式把無紙化終端作為普通PC電腦使

53、主持功能主席機特有

54、支持對代表席功能的控制

55、支持鎖定代表席的桌面

56、 控制錄音錄屏

57、控制發言權限

58、控制交流提示權

59、中控功能操作接入中控的設備

60、直接控制MeeTap系列中控

61、支持升降器控制、燈光控制、空調控制、窗簾控制等

62、會議歸檔會議過程文件打包備案保存會后歸檔

63、可選需要保存的內容

64、可保存為文件夾目錄

65、可保存為壓縮包

66、會議移動端

67、可能過手機等移動設備進行會議同屏搖控，操作如PPT的激光筆

68、會前會后可通過手機查看會議信息和會議相關文件

六、附加功能

1、外接電腦演示支持

2、支持外接PC電腦

3、外接PC電腦可以共享桌面到每個無紙化終端

4、外接PC電腦可以共享桌面到投影儀

5、只需外接電腦連入無紙化系統的局域網并運行配套的綠色軟件即可

七、系統配置：

（一）、會議平板+無紙化會議交互軟件

1、會議平板，一般10寸的android平板/iPad。

2、帶有電容觸控功能并支持選配鍵盤鼠標、支持觸控式簽到、呼叫、圖文顯示、日期時間顯示、投票表決、視頻動態播放、會議信息及短消息查看等功能。

3、文稿同步演示、文稿異步查看編輯保存、電子白板、手寫批注、Windows電腦終端、外部大屏幕視頻圖像接入

4、 支持服務器文件分發

（二）、無紙化全數字會議系統控制主機

1、四核英特爾至強處理器，雙通道8GB內存，1T硬盤，支持千兆網口向下連接擴展主機

2、運行會議軟件，維護會議數據庫，控制整套無紙化會議系統

3、支持局域網及外網的連接通訊，支持超強的會議管理功能；

4、支持維護數據庫，監測終端,安全涉密性強

5、含有VGA輸出口及多種常用音視頻會議接口

（三）、無紙化全數字會議拓展主機

1、可帶24個無紙化觸控交互式升降終端、主機之間可手拉手級聯支持更多終端

2、無紙化觸控交互式升降終端與有線拓展控制器實現點對點有線連接

3、 實時監測并顯示內部PoE電源電壓；支持終端單元Poe供電，

4、支持100M帶寬以太網與桌牌通訊，一臺設備最多支持24個單元

（四）、專業無紙化會議平臺管理軟件

1、支持后臺運行，無人值守運行

2、對終端的會議功能提供后臺支持及數據庫支持，輸出VGA界面

3、支持無紙化系統會前、會中、會后所有功能的后臺操作、編輯及管理

（五）、外部電腦同步演示軟件（可選）

1、支持將外部演示機電腦的屏幕共享進無紙化系統；綠色軟件，無需安裝，拷入exe運行即可。

（六）、呼叫服務軟件軟件（可選）

1、支持終端呼叫請求的顯示、查看、處理。支持聲音提示，支持高亮顯示。

（七）、無紙化數字會議發言主機（可選）

1、開放式會議、先進先出限制發言；

2、獨特的搶答模式、主席專用模式、限制發言

3、可根據實際的需求提高話筒中人聲高亮的部分，使拾音輕松、音質清晰洪亮

4、可選擇同時發言之麥克風支數1-9支（含）

5、內建視訊介面，可連接影像定位跟蹤中央處理器實現發言定位追蹤之功能；外接錄音或音響設備

（八）、無紙化流媒體服務器（可選）

1、支持超強的視頻采集功能；根據項目情況可選配4路AV輸入或者2路VGA輸入或者1路HDMI輸入。

2、主要支持直播視頻

（九）、連接線纜（可選）

1、支持客戶終端本地取電，終端與擴展主機用標準超五類網線點對點連接，常規要求網線長度不超出30米。

2、控制主機還可以輸出一路RS232用于控制所有升降器的統一升降；